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Planification d’un évènement
Méthode de planification d’un évènement ou d'une sortie
La planification d’une sortie vise à définir les moyens à mettre en ouvre et analysé les risques. Il est possible de réaliser la planification dans cet ordre :
Logistique :
- Qui est l’encadrant
- Le matériel nécessaire
- Par le club (Bouteille O2, fiche du site, fiche d’évaluation du plongeur, téléphone)
- Par les participants
- De prêt aux participants en cas d’oublie
Risque :
- Probabilité que l'évènement survienne (Faible, Possible, Probable, Très probable)
- Pour chaque risque
- Estimer sur le risque résiduel est acceptable
- Identifier les actions à faire :
- En fonction du contexte
- Des conditions extérieures (météo, approche du lieu, autorisation,..)
- Des conditions du terrain (nature de la rive, courant, navigation, visibilité,..)
- Du groupe (aptitude des participants et des encadrant, nombres,…)
- Et de moment
- Bien avant l'évènement
- Sur les lieux de l'évènement, au début de celui-ci
- Durant Evénement
- Des conditions du terrain (rive, eau, fonds)
- Du groupe (participants)
Agenda : Établir un agenda prévoyant
Logistique :
- Définir le but global
- Décrire brièvement l'évènement ou la sortie
- Décrire le contenue
- Définir le profiles minimum des participants (âges, expériences, nombre maximum, aptitude – certificat médical - ….)
- Détailler les horaires en précisant pour chaque horaire :
- Qui est l’encadrant
- Le matériel nécessaire
- Établir la liste du matériel
- Par le club (Bouteille O2, fiche du site, fiche d’évaluation du plongeur, téléphone)
- Par les participants
- De prêt aux participants en cas d’oublie
Risque :
- Identifier les risque en les classant par
- Probabilité que l'évènement survienne (Faible, Possible, Probable, Très probable)
- Pour chaque risque
- Recherche les mesure a prendre pour limité les risques, soit au niveau de l’entendu soit au niveau de la probabilité de survenance
- Estimer sur le risque résiduel est acceptable
- Identifier les actions à faire :
- En fonction du contexte
- Des conditions extérieures (météo, approche du lieu, autorisation,..)
- Des conditions du terrain (nature de la rive, courant, navigation, visibilité,..)
- Du groupe (aptitude des participants et des encadrant, nombres,…)
- Et de moment
- Bien avant l'évènement
- Sur les lieux de l'évènement, au début de celui-ci
- Durant Evénement
- Définir les cas d’interruption de l’activité en fonction
- Des conditions du terrain (rive, eau, fonds)
- Du groupe (participants)
- Revoir le liste du matériel en fonction de l’analyse des risques
Agenda : Établir un agenda prévoyant
- De formalisé la préparation par écrit
- La communication de la préparation à chaque responsable défini dans la partie horaire
- La communication de la préparation à la hiérarchie de l’organisation commanditaire (club, institution, société, … )
- Les actions a faire
- Les dates de mise à disposition et de restitution du matériel
- L’annonce de l'évènement
Cas d'un évènement plus conséquent
L'élaboration d'un projet plus conséquent passe en plus par :
Établir l'objectif d'un projet :
La constitution de l'équipe
La planification du projet
Il s'agit en fait de définir les tâches à effectuer :
Déroulement du projet
Exploitation du projet
Il s'agit de la communication interne et externe qui doit être faite la plus professionnelle possible.
D'un point de vue purement pratique, on peut dresser la liste des différents types de documents :
- L'établissement de l'objectif du projet
- La constitution de l'équipe
- La planification du projet avec l'analyse et organisation des taches
- Le déroulement du projet
- et l'exploitation du projet
Établir l'objectif d'un projet :
- quelle est la finalité du projet ?
- quel est le travail a faire et quels en sont les critères d’évaluation ?
- quelles contraintes de délais doivent être impliquées ?
- quelles contraintes de côtés doivent être impliquées ?
La constitution de l'équipe
- Identifié et clairement le responsable du projet
- Établir la liste des candidates
- Constituer l'équipe
- le degré de compétence technique de chaque personne par rapport à sa tâche,
- le degré de motivation par rapport au projet
- le degré d'autonomie de chacun
La planification du projet
Il s'agit en fait de définir les tâches à effectuer :
- Identifier les tâches
- mettre les tâches en séquences,
- établir des parallèles, dépendances, décalages entre les taches,
- estimer les durées des tâches,
- estimer les coûts liés aux taches et donc les besoins en ressources,
- noter par écrit le déroulement des taches en utilisant les techniques graphiques (PERT ou Gantt).
Déroulement du projet
- Accueil général ( lieux de compétition, horaires, liste des concurrents, liste des officiels, les tickets repas, les tickets nuit, les tickets petits déjeuners,
- Les transports (du lieu d'arrivée au lieu d'hébergement, du lieu d'hébergement au lieu des compétitions)
- Hébergement (hébergement pour les nuits, la compétition, les repas, la remise de coupes )
- Déroulement des épreuves (Distribution des informations, gestion des compétitions, gestion des résultats
- Service médical (médecin , infirmière, matériel secourisme, coordonnées hopital, ambulance, gendarmerie, pompiers)
- Protocole Invitation (Liste des personnalités à inviter, lieux et horaire des remise des récompenses, coupes, coupe)
- Communication externe (blog, site web, moyens et documents à mettre à disposition de la presse)
Exploitation du projet
Il s'agit de la communication interne et externe qui doit être faite la plus professionnelle possible.
D'un point de vue purement pratique, on peut dresser la liste des différents types de documents :
- Affiches et affichettes Plaquettes pré-évènement (logo, nom, date, lieu, disciplines)
- Documents de présentation de l'évènement (brochures détaillées, programme, liste des engagés
- Dossier de presse
- Documents de synthèse de l'évènement (résultats, revue de presse, diaporama)
- Site web, blog
- Lettre de remerciements aux partenaires et sponsors
Exemples
Extrait d'une organisation de rencontre inter club Suisse/France